第一章 总则

第一条 为促进学校的国际合作与交流，进一步规范外事活动管理工作，按照上级有关部门的规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 外事活动应坚持服务学校教学与科研、提高实效、友好对等、不卑不亢、务实节俭的原则。

第三条 外事活动包括：与境外院校、教育机构、政府部门、非政府组织、国际企业、国外驻华使领馆等相关机构互访、交流、洽谈、会议等活动。

第四条 外事活动实行归口管理，分级负责。国际合作与交流处是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事活动的管理和协调工作。学校校级外事活动由国际合作与交流处负责，各职能处室、教学单位、教辅单位（以下简称各单位）负责本单位的外事活动，并对学校布置的外事活动予以支持和配合。

第二章 来访邀请

第五条 邀请境外来访应结合学校和各单位中心工作及国际合作交流需要，提高计划性。

第六条 学校邀请境外机构及人员来访，由国际合作与交流处报主管国际合作的校领导审批后，发出邀请函。各单位邀请本单位境外合作机构及人员来访，需填写《邀请境外机构及人员来访申请表》报国际合作与交流处，国际合作与交流处报主管国际合作的校领导审批同意后由国际合作与交流处制作并发出邀请函。

第七条 上级主管及有关部门发函，请我校协助接待境外来访的，国际合作与交流处报主管国际合作的校领导进行审批，确定是否予以接待。

第八条 来访学校的所有境外机构和人员均需由国际合作与交流处将相关信息报送北京市安全局进行安全性审核。

第九条 未经国际合作与交流处审核和校领导审批，各单位不能自行安排外事活动。

第三章 接待管理

第十条 校级的境外来访，由国际合作与交流处提前拟出接待方案，报分管国际合作的校领导审核批准后予以安排接待。

第十一条 各单位的境外来访，由各单位提前15日填写《外事活动接待审批备案表》交国际合作与交流处，由国际合作与交流处报分管国际合作的校领导审批，原则上由各二级单位接待。

第十二条 接待单位应准确了解外宾来访目的、访谈具体内容、来访机构和人员的详细信息及背景。接待单位应提前做好充分准备，包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等。组织相关人员参加接待工作，力求产生实际效益和成果。

第十三条 接待单位应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员组织、落实接待工作。

第十四条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装；会见、会谈中应当关闭手机和避免其他干扰。

第十五条 接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，各接待单位必须提前1个月报国际合作与交流处和相关部门审核，并向学校进行汇报。

第十六条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。

有下列来访人员或活动，可请学校领导出席：

(一) 外国政府和国际组织重要官员；

(二) 国外院校校级领导；

(三) 国际知名专家学者；

(四) 曾向我校提供重要捐赠的外方人员和单位代表；

(五) 国际知名研究机构和企业高层管理人员及研究人员；

(六) 对我校有特殊贡献的外方人员；

(七) 国际校际合作签字仪式；

(八) 在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动；

(九) 外方捐赠仪式；

（十）其他重要活动。

第十七条 外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片（视频）等。外事活动结束后一周内，接待单位须向国际处报送接待工作简报及照片视频等相关资料备案，同时撰写信息报党委宣传部进行宣传。

第十八条 遇外国记者或其他外籍人士对我校工作人员和学生进行采访、调查，应报告党委宣传部进行审核备案。

第十九条 国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，国际合作与交流处按照《中华人民共和国境外非政府组织境内活动管理法》的要求，向北京市公安局境外非政府组织办公室汇报请示，对外方机构和开展活动的合法性进行确认。

第二十条 国外驻华使领馆有关人员来访，国际合作与交流处按照外事管理要求，需提前一个月以书面形式向北京市外办汇报请示。

第二十一条 接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。

第二十二条 外事接待中应严格遵守有关保密规定，不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位，并事先对我方参加接待人员进行教育和提醒。提供给外宾的介绍材料必须事先审核，严格把关。

第二十三条 校级外事接待如需宴请、赠送礼品，由国际合作与交流处负责协调安排。各单位负责的外事接待活动，如需宴请由二级学院负责安排；如需赠送礼品，填写《北京电子科技职业学院外事礼品领取单》，报送国际合作与交流处，由国际合作与交流处协调安排。

第四章 参加外国驻华使领馆和境外非政府组织的活动

第二十四条 如接到外国驻华使领馆和境外非政府组织对我校工作人员和学生参加活动的邀请，工作人员和学生所在单位应填写《申请参加外国驻华使领馆和境外非政府组织活动审批备案表》交国际合作与交流处，国际合作与交流处按照外事管理要求，分别向北京市公安局境外非政府组织办公室、北京市外办汇报请示。

第二十五条 对于批准参加外国驻华使领馆和境外非政府组织活动的我校工作人员和学生，国际合作与交流处应对他们做好有关外事纪律、保密纪律、外事礼仪等方面的培训和教育工作，确保符合国家有关法律法规要求。

第五章 经费管理

第二十六条 外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。

第二十七条 需要为外宾安排住宿的，住宿费按以下办法执行：

（一）外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华，安排的宾馆最高不超过四星级。

（二）外宾住房安排标准间。

（三）各单位可结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议，争取优惠价格。

第二十八条 日常伙食费按以下办法执行：

（一）外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。

（二） 外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准：每人每天300元。

第二十九条 宴请费按以下办法执行：

（一）宴请外宾严禁讲排场，优先安排在学校食堂，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

（二）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：厅局级及以下人员出面举办的宴会，每人每次300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。宴请台湾客人用餐，局级以上领导按照每人每餐200元-300元标准，工作人员按照每人每餐100元-150元标准。

第三十条 我方陪同人员人数应当根据外事要求，从严掌握。外宾5人（含）以内的，中外人数在1：1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1：2以内安排。

（三）外宾在华期间原则上只安排一次宴请。

第三十一条 交通费按以下办法执行：

（一）外宾用车应当根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴士或大巴士。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。

（二）接待外宾确需租用车辆的，按照学校有关规定履行租赁手续。

第三十二条 对外赠礼办法参照《北京电子科技职业学院外事礼品管理办法》执行。

第三十三条 外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用均由外宾自理。

第六章 责任追究

第三十四条 违反本办法，有下列行为之一的，依法依规追究有关人员责任：

（一）未经批准开展外事活动的；

（二）擅自提高接待开支标准的；

（三）接待过程中存在铺张浪费、奢侈奢华行为的；

（四）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关的费用的；

（五）虚报外宾接待级别、人数、天数，套取接待经费的；

（六）使用虚假发票报销接待费用的；

（七）其他违反本办法的行为。

第七章 附则

第三十五条 港澳台地区来宾接待参照本办法执行。

第三十六条 本办法由国际合作与交流处负责解释。

第三十七条 本办法自发布之日起执行。

附件1：《北京电子科技职业学院外事活动接待审批备案表》

附件2：《北京电子科技职业学院邀请境外机构及人员来访申请表》

附件3：《参加外国驻华使领馆和境外非政府组织活动审批备案表》